Witamy w Positivity Ping — premiumowej usłudze słuchania i odprężenia o charakterze wyłącznie lifestyle’owym. Rezerwując, kupując lub biorąc udział w jakiejkolwiek sesji („Sesja”), akceptują Państwo poniższy regulamin i warunki świadczenia usług („Regulamin”). Prosimy o uważne zapoznanie się z nimi przed skorzystaniem z naszej usługi.

1. Charakter usługi

Positivity Ping zapewnia rozmowy i towarzyszenie o charakterze lifestyle, stworzone po to, aby pomóc klientom zrelaksować się, zatrzymać i odprężyć w bezpiecznym i profesjonalnym otoczeniu. Sesje mogą odbywać się online lub stacjonarnie.

  • Nie jest to serwis randkowy ani towarzyski.
  • Nie jest to terapia ani usługa medyczna. Żaden z reprezentantów nie jest licencjonowanym terapeutą, psychologiem ani pracownikiem medycznym.
  • Sesje służą wyłącznie wzbogaceniu stylu życia i osobistej refleksji.
  • O ile dla konkretnej współpracy z firmą nie uzgodniono inaczej, wszystkie sesje prowadzone są wyłącznie w języku angielskim.

2. Kto może korzystać z usług

Klienci muszą mieć ukończone 18 lat oraz posiadać pełną zdolność do czynności prawnych. Dokonując rezerwacji, potwierdzają Państwo, że wszystkie przekazane informacje są prawdziwe oraz że będą Państwo wchodzić w interakcje z przydzielonym słuchaczem/towarzyszem w sposób uprzejmy i z szacunkiem.

3. Formy Sesji

Sesje są dostępne w następujących formatach:

  • Sesje telefoniczne — prowadzone przez telefon lub zatwierdzoną aplikację do rozmów o ustalonej godzinie.
  • Sesje wideo online — realizowane przez Google Meet, Zoom, WhatsApp Video lub FaceTime.
  • Sesje stacjonarne w kawiarni — odbywają się w zatwierdzonych przez Positivity Ping kawiarniach lub miejscach publicznych w Warszawie (tylko klienci indywidualni).
  • Sesje „Walk & Talk” (Spacer i rozmowa) — prowadzone na wcześniej zatwierdzonych, bezpiecznych trasach spacerowych w naszym obszarze działania.

4. Połączenie i problemy techniczne

  • Jeśli sesja wideo nie może się odbyć z powodu problemów z połączeniem internetowym, obie strony podejmą próbę ponownego połączenia w ciągu 10 minut.
  • Jeśli ponowne połączenie się nie powiedzie, pozostały czas Sesji może zostać przeniesiony na inny termin bez dodatkowych opłat.
  • Jeśli klient nie odbierze dwóch prób połączenia w ciągu pierwszych 10 minut Sesji, będzie ona uznana za nieodbytą z winy klienta (no-show), a opłata przepada.
  • Utrzymujące się problemy wynikające z konfiguracji po stronie klienta (słaby zasięg, problemy z urządzeniem) mogą skutkować utratą opłaty za Sesję.

5. Płatności

Warunki płatności różnią się dla klientów indywidualnych / concierge oraz dla klientów korporacyjnych:

  • Rezerwacje indywidualne i Concierge: Wszystkie Sesje muszą być opłacone z góry w całości w momencie rezerwacji za pośrednictwem naszego bezpiecznego systemu online. Sesja nie jest potwierdzona do czasu zaksięgowania płatności.
  • Klienci korporacyjni: Sesje korporacyjne, pakiety godzinowe, retainery oraz programy wellbeing są fakturowane na firmę. Płatność jest wymagalna w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty wystawienia faktury, o ile w umowie nie określono inaczej.
  • VAT: Ceny podawane są netto; +23% VAT doliczane jest tam, gdzie wymagają tego przepisy. W przypadku kwalifikujących się transakcji B2B wewnątrz UE z ważnym numerem VAT mogą mieć zastosowanie zasady odwrotnego obciążenia; eksport poza UE może być objęty stawką 0% zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
  • Opóźnienia w płatnościach korporacyjnych mogą skutkować naliczeniem ustawowych odsetek zgodnie z obowiązującym prawem polskim.
  • Wszystkie stawki podawane są w PLN, chyba że uzgodniono inaczej. Klienci korporacyjni z zagranicy mogą być fakturowani w USD lub EUR.
  • Opcjonalne dodatki (np. formalne NDA, premiumowe lokale, koszty podróży) są fakturowane osobno i mogą wymagać przedpłaty.

6. Poufność i opcjonalne NDA

Wszystkie Sesje objęte są naszym standardowym reżimem poufności. Klienci oczekujący podwyższonego poziomu dyskrecji mogą poprosić o opcjonalną umowę o zachowaniu poufności (NDA) przed Sesją.

  • Umowa NDA obowiązuje zarówno klienta, jak i słuchacza.
  • Niewielka opłata administracyjna pokrywa przygotowanie dokumentu i jego bezpieczne przechowywanie.
  • Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z RODO oraz naszą Polityką prywatności.
  • Brak nagrywania: Nie nagrywamy Sesji. Klienci nie mogą nagrywać Sesji bez wcześniejszej pisemnej zgody.

7. Zachowanie klienta i zasady wzajemnego szacunku

Positivity Ping dokłada starań, aby zapewnić bezpieczną, pełną szacunku i komfortu przestrzeń zarówno dla klientów, jak i słuchaczy.

  • Wszystkie interakcje muszą pozostać uprzejme, spokojne i niewiążące się z przemocą.
  • Jakakolwiek forma zachowania seksualnego, sugestywnego, agresywnego lub dyskryminującego jest surowo zabroniona.
  • Słuchacz ma prawo natychmiast zakończyć Sesję, jeśli poczuje się niebezpiecznie, niekomfortowo lub będzie doświadczał braku szacunku — bez zwrotu kosztów.
  • Klienci nie mogą nagrywać, fotografować ani udostępniać treści Sesji bez wyraźnej pisemnej zgody.
  • Powtarzające się lub poważne naruszenia mogą skutkować trwałym zablokowaniem dostępu do wszystkich usług Positivity Ping.

8. Anulacje i zwroty (klienci indywidualni)

  • Anulacje dokonane ponad 24 godziny przed Sesją podlegają pełnemu zwrotowi kosztów.
  • Anulacje w terminie krótszym niż 24 godziny przed Sesją mogą skutkować obciążeniem do 100% opłaty.
  • Niepojawienie się na Sesji (no-show) — nieodebrane połączenie lub brak przybycia — nie podlega zwrotowi.
  • Jeśli Positivity Ping odwoła Sesję z przyczyn losowych, klient może przełożyć ją na inny termin lub otrzymać pełny zwrot kosztów.
  • Brak zwrotów w przypadku Sesji zakończonych z powodu nieodpowiedniego, niebezpiecznego lub obraźliwego zachowania klienta.

9. Bezpieczeństwo Sesji stacjonarnych

  • Wszystkie spotkania stacjonarne odbywają się w miejscach publicznych lub wcześniej zatwierdzonych, bezpiecznych lokalizacjach dla klientów indywidualnych, lub w biurach/studio klienta w ramach współpracy korporacyjnej.
  • Bezpieczeństwo słuchacza ma najwyższy priorytet. Jeśli miejsce Sesji lub przebieg interakcji będą wydawały się niebezpieczne, słuchacz może natychmiast opuścić miejsce bez zwrotu kosztów.
  • Klienci ponoszą odpowiedzialność za swoje rzeczy osobiste oraz swoje zachowanie w trakcie Sesji.

10. Warunki korporacyjne (zarys)

Usługi słuchania dla firm są dostosowane do organizacji, które chcą wspierać dobrostan pracowników poprzez prywatne, poufne Sesje.

  • Dostęp zapewniany jest za pośrednictwem prywatnego Corporate Booking Hub oraz Booking Alias (nieindeksowany link lub adres unikalny dla danej firmy), służących do umawiania Sesji.
  • Pakiety korporacyjne sprzedawane są w pakietach godzinowych (np. 10 h) i rozliczane w krokach 15-minutowych.
  • Ważność: Standardowe pakiety korporacyjne są ważne przez 30 dni od aktywacji; pakiety Executive Access są ważne przez 60 dni.
  • Język: O ile wyraźnie nie uzgodniono inaczej, wszystkie Sesje prowadzone są wyłącznie w języku angielskim.
  • Lokalizacje: Online (bezpieczne wideo), nasze studio w Warszawie lub biuro klienta w granicach administracyjnych Warszawy (Strefa A). Prywatne neutralne pokoje dostępne są wyłącznie w ramach aneksu Executive Access. Adresy poza Strefą A są ustalane na podstawie indywidualnej propozycji i mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami dojazdu/przygotowania.
  • Osoba kontaktowa: Firma wyznacza jedną osobę odpowiedzialną za koordynację, rozliczenia i kwestie formalne (NDA/DPA/MSA).

11. Rezerwacje korporacyjne, anulacje i zmiany terminów

  • Jak rezerwować: Pracownicy rezerwują Sesje przez Corporate Booking Hub, korzystając z firmowego Booking Alias. Alias nie może zawierać imion i nazwisk ani wrażliwych danych i nie powinien być publicznie udostępniany.
  • Sesje standardowe (online lub studio): Bezpłatna anulacja/zmiana terminu przy ≥24 h wyprzedzenia. <24 h — czas zarezerwowany jest w całości odliczany z pakietu.
  • Sesje w biurze klienta lub w neutralnych lokalizacjach: Bezpłatna anulacja/zmiana terminu przy ≥48 h wyprzedzenia. <48 h — zarezerwowany czas jest odliczany z pakietu, a wszelkie koszty stron trzecich (np. wynajem sali) są fakturowane według kosztu.
  • Niepojawienie się & spóźnienia: Jeśli uczestnik spóźni się ponad 10 minut lub nie weźmie udziału w Sesji, zarezerwowany czas zostanie w całości odliczony z pakietu.
  • Zmiany tego samego dnia: Nie są gwarantowane. Executive Access może umożliwić ograniczoną liczbę zmian w tym samym dniu (zob. punkt 14).
  • Wygaśnięcie pakietu: Niewykorzystane godziny wygasają z końcem okresu ważności; przedłużenie wymaga pisemnego porozumienia przed datą wygaśnięcia.

12. Poufność i raportowanie (klienci korporacyjni)

Chronimy prywatność pracowników i dostarczamy organizacjom wartość głównie poprzez raporty zbiorcze.

  • Treść Sesji nie jest gromadzona, przechowywana ani raportowana. Nie tworzymy transkrypcji ani notatek z Sesji.
  • Zanonimizowane raporty mogą zawierać: łączną liczbę wykorzystanych/pozostałych godzin, liczbę unikalnych uczestników, udział poszczególnych formatów (online/studio/onsite), trendy rezerwacji oraz anonimowe średnie poziomy satysfakcji.
  • Próg raportowania: Dla ochrony anonimowości nie tworzymy osobnych linii raportowych dla grup z mniejszą liczbą niż 5 unikalnych uczestników w danym okresie.
  • Brak śledzenia indywidualnego: Działy HR/zarząd nie otrzymują imion, list obecności ani jakichkolwiek danych identyfikujących poszczególne osoby.
  • Bezpieczeństwo: Raporty nie zawierają pól tekstowych otwartych i są przekazywane wyłącznie wyznaczonej osobie kontaktowej po stronie firmy.

13. Ochrona danych (RODO)

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem RODO.

  • Role: W zakresie danych dotyczących rezerwacji/kontaktu/rozliczeń działamy zasadniczo jako niezależny administrator. Jeżeli podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) stanowi inaczej (np. w ramach określonych integracji), możemy działać jako procesor w odniesieniu do tego zakresu.
  • Minimalizacja danych: Unikamy gromadzenia danych wrażliwych. Nie prowadzimy notatek z Sesji.
  • Przechowywanie i lokalizacja: Główne systemy są hostowane na terenie EOG. Jeśli konieczne jest zaangażowanie podmiotu przetwarzającego spoza EOG, stosowane są odpowiednie zabezpieczenia (np. standardowe klauzule umowne).
  • Okres przechowywania: Metadane rezerwacji i faktury przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego/rachunkowego (zazwyczaj do 6 lat). Komunikacja z potencjalnymi klientami przechowywana jest do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że uzgodniono inaczej.
  • Prawa osób, których dane dotyczą: Osoby te mogą korzystać z prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz sprzeciwu, kontaktując się pod adresem support@positivityping.com. Dodatkowe warunki mogą wynikać z podpisanej umowy DPA.
  • DPA/MSA/NDA: Dostępne na życzenie; w zależności od zakresu mogą obowiązywać opłaty administracyjne za analizę dokumentów.

14. Executive Access (C-Suite) – aneks

  • Ciągłość dla kadry zarządzającej: Ten sam słuchacz jest przypisany do danej osoby w celu zachowania ciągłości. Jeśli jest on niedostępny (choroba/nagły wypadek), zaoferujemy: (a) odpowiedniego zastępcę lub (b) przedłużenie ważności pakietu odpowiednie do powstałej przerwy.
  • Rozszerzone godziny dostępności: 07:00–21:00 (pon–pt), z ograniczoną dostępnością w soboty na życzenie.
  • Dostęp tego samego dnia: Do 2 Sesji rezerwowanych w tym samym dniu na każde 10 h pakietu (w zależności od dostępności).
  • Booking Alias + NDA/DPA: W ramach Executive Access zapewniamy prywatny alias rezerwacyjny oraz — na życzenie — NDA/DPA. NDA na firmowym papierze klienta lub rozbudowane kwestionariusze bezpieczeństwa mogą wiązać się z jednorazową opłatą wdrożeniową.
  • Kredyt na neutralne miejsce spotkania: Opcjonalnie, do 600 PLN na pakiet 10 h na wynajem sprawdzonego prywatnego pokoju (nie kawiarnie/przestrzenie otwarte). Rezerwujemy lokale z naszej listy; ewentualne przekroczenie kosztów jest refakturowane według ceny. Wymagane jest 24–48 h wyprzedzenia. Niewykorzystany kredyt wygasa wraz z pakietem. Limit: do 2 Sesji w neutralnych lokalizacjach na pakiet.
  • Ważność: Pakiety Executive są ważne 60 dni od aktywacji i rozliczane w krokach 15-minutowych.

15. Warunki Concierge

Usługa Concierge Listening zapewnia szyte na miarę Sesje w lokalizacjach wskazanych przez prywatnych klientów na terenie Warszawy lub, po uzgodnieniu, również poza granicami Polski.

  • Sesje Concierge wymagają dojazdu do wybranej przez klienta lokalizacji i muszą być wcześniej zgłoszone oraz potwierdzone.
  • Bezpieczeństwo i szacunek są kluczowe. Słuchacz może odmówić przeprowadzenia Sesji lub zakończyć ją natychmiast, jeśli otoczenie lub zachowanie klienta okażą się niebezpieczne, nieodpowiednie lub lekceważące.
  • W takich przypadkach nie przewiduje się zwrotów kosztów.
  • Koszty podróży i zakwaterowania (jeśli dotyczy) są fakturowane osobno i muszą być opłacone z góry.
  • Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie cichej, bezpiecznej i prywatnej przestrzeni odpowiedniej do rozmowy.
  • Positivity Ping może odmówić realizacji próśb, które wykraczają poza ramy profesjonalne lub etyczne.

16. Ograniczenie odpowiedzialności

Udział w Sesjach ma charakter dobrowolny i odbywa się na Państwa własną odpowiedzialność. Positivity Ping oraz jego przedstawiciele nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody pośrednie, incydentalne lub wynikowe powstałe w związku z korzystaniem z usługi. Nie udzielamy gwarancji co do konkretnych efektów emocjonalnych ani subiektywnie odczuwanych korzyści.

17. Własność intelektualna

Wszelkie treści, materiały oraz elementy identyfikacji wizualnej Positivity Ping są własnością naszej firmy lub naszych licencjodawców. Nie wolno ich kopiować, rozpowszechniać ani modyfikować bez uprzedniej pisemnej zgody.

18. Zobowiązanie do zwolnienia z odpowiedzialności

Zobowiązują się Państwo zwolnić Positivity Ping, jego właścicieli oraz podmioty powiązane z odpowiedzialności za wszelkie roszczenia lub szkody wynikające z korzystania z Usługi lub naruszenia niniejszego Regulaminu.

19. Zmiany Regulaminu

Możemy okresowo aktualizować niniejszy Regulamin. Najnowsza wersja będzie zawsze publikowana na tej stronie. Dalsze korzystanie z Usługi po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień.

20. Prawo właściwe

Niniejszy Regulamin podlega przepisom prawa Rzeczypospolitej Polskiej. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez właściwe sądy powszechne w Warszawie, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

21. Kontakt

W przypadku pytań, wątpliwości dotyczących prywatności, zapytań o DPA/NDA lub zgłoszeń związanych z bezpieczeństwem prosimy o kontakt:
E-mail: support@positivityping.com